このブログでは、効率化に関する記事をいくつか上げています。
無料で使える効率化ツールの紹介や、購入した効率化アイテムのレビューなんかをしているんですが、
そもそも、なぜ効率化に関心があるかと言いますと、
「とんでもなく仕事が遅い人間だったから」です。
もっと言えば、仕事に限らず、
「なにをするにも遅い人間」でした。
思い返すと、子どもの頃から遅かった。
小学校のときは、給食を胃に収めるのが遅かった。
みんなが掃除を始めてるなか、ひっくり返した椅子を載せた机に囲まれて、給食と格闘してました。
ノロいのは、社会人になってからも健在。
「仕事が遅い！」と、3年目ぐらいまで怒られてた気がします。
学生時代だったら個性で許されるんですが、いざ社会人になると、死活問題になる。
残業が増える。
大事な仕事を任せてもらえない。
アフター5で好きなことを満喫できない。
職場で居心地が悪くなる。
後輩に劣等感を抱く。
常に業務が立て込んでマルチタスクになり、仕事の質が落ち、ミスも増える。
「これはヤバい」と、
休日返上で仕事効率化、スピードアップについて勉強、訓練。
その甲斐あって、今では職場で一番仕事が早い自信があります。
また、プログラミングやシステムについて学んだおかげで、現在では、激務部署を離れてIT課に配属され、マイペースで仕事を進められています。
仕事をしながらこのブログを書けているのも、
効率化して仕事スピードを上げたおかげ。
ということで今回は、
「仕事激遅事務職員だった僕が、仕事スピードを爆速に高めた方法」についてお伝えします。
もくじ
仕事スピードを上げるメリット7つ
本編に入る前に、仕事スピードを上げるメリットについてリストアップします。
以下のとおりです。
・アフター5が充実
・周囲からの評価も上がる
・より早く、より多く経験値が得られる
・見直しに時間が割けて、ミスが減る
・周りと比較して劣等感を感じずに済む
・自己肯定感が上がる
・１つの作業に集中できる状態に持っていきやすい
・シングルタスク状態に入りやすい
最後の「シングルタスク」というのは、「１つの作業に集中する」という意味です。
その逆が、「マルチタスク」。
複数の仕事を、同時並行でこなそうとする仕事の進め方です。
マルチタスクで仕事を進めるのがクセになっている人もいますが、人間の脳は複数の物事を同時に考えられるようにはできていません。
仕事が速い人は、同時並行でやっているように見えて、実はシングルタスクを終わらせるたびに切り替えているだけ。
これから紹介する方法で仕事スピードを上げると、抱えている業務量に余裕ができます。
そうすれば、シングルタスク状態に持って行きやすい。
突発的な事態にも対応できるだけの時間の余裕が生まれる。
シングルタスクについて詳しく知りたい方は、↓の本を読んでみてください。
仕事を早くするには、ある程度の努力が必要です。
しかし、それを補って余りあるだけのメリットがあります。
まあ、”努力”と言っても、
Fラン大卒の自分でもできたので、
誰でもできると思います。
１つずつ解説していきます。
効率化に関する本（オーディオブック）を通勤中に聞く
仕事効率化やスピードアップの本を、オーディオブックで移動中に聴くのは、かなりオススメ。
というのも、僕は、仕事効率化やスピードアップの方法を、本から学んだんですよ。
僕の場合は周りの先輩からもらったアドバイスがピンとこなかったり、コミュニケーションが苦手だったんで、本から学ぶのが早かった。
それで本をいっぱい読んだんですけど、
１冊ずつ紙の本で買うと、お金もかかるし、
読んでて眠くなるんですよね。
ただ、今はいい時代になりました。
本１冊分の値段、１，５００円で、本の朗読が聴き放題のサービスがあります。
AmazonのAudible（オーディブル）です。
これで仕事効率化に関する本を、移動中、通勤中、朝の支度をしながらに聞くことを習慣にすれば、かなり仕事のスピードが上がります。
一番オススメなのは、
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』
ですね。
これはオーディオブックでも聴けますし、電子書籍読み放題サービスの「kindle unlimited」の対象でもあります。
こんな良著が無料だなんて。
著者の懐の広さを感じます。
著者は、元々日本Microsoft で働いていたプログラマー。
けっこうスゴイ人です。
どれくらいスゴいかと言うと、今では当たり前の、
「マウスの右クリックしてメニューを表示させる」
という機能を作った人です。
そんな著者が仕事をするうえで一番大事にしているのが「スピード」。
仕事の進め方でめちゃくちゃ勉強になるんで、ぜひ聞いてみてください。
僕も復習のために、定期的に、通勤中に聞き返してます。
その日はやはり、仕事のスピードが違う感じがしますね。
合わせてやっていただくと、後々めちゃくちゃ成長することなんですけど、
読破した本の要約、感想、自分が次にとるべき行動をTwitter ・ブログ・noteとかで書いてアウトプットするのはオススメですね。
やっぱり文章力って大事なんですよ。
メールを打つにも企画書つくるにも議事録つけるにも、構成要素は文章なんで。
わかりやすい文章を、速く正確に書けるようになると、仕事のスピードは段違いに上がります。
僕自身、ブログをやっていて良かったことが、文章力が付いたことです。
意味と意思の伝わりやすい文章が、短時間ですんなりかけるようになったこと。
休日もまとまった分量の文章を書く習慣がつくと、あなたの仕事スピードは加速します。
Twitterやnoteなら無料でアカウントを作れます。
ぜひ、カンタンな読書感想文から、文章を書く習慣をつけていきましょう。
「速く文章を書く」で言うと、上坂徹さんの『超スピード文章術』で紹介されている「素材文章術」もサイコーに役立ちます。
一般的な会社の上司の教えとは、ちょっと色が違う。
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』と合わせて読むことをオススメします。
スピードを重んじる2人の意見には共通するところもあり、それをぜひ見つけてほしい。
「早く完了させる」の重要性について、より理解が深まります。
考えるときは、紙に書きながら
仕事中、頭使うことってたくさんあると思うんですけど、
ウンウン唸って考えるより、紙に書きながら考えたほうが、早いんですよね。
それはもう、比較にならないくらい。
なぜなら、物理的に脳内のモヤモヤを見れるから。
モヤモヤした思考たちは、頭の中にある限り、動くんです。
スライムのように、流動的に姿を変え続けます。
ハッキリと姿を捉えられない。
それを見ようとするから、疲れる。
画家がスケッチしたい被写体が、常に身をくねらせているようなもの。
だから、無理やりにでも紙に書き出す。
すると、ピン留めされたように、思考は動きを止める。
じっくりと観察できるようになる。
こうやって客観性を確保することで、ようやくアイデアの良し悪しや展開させるべき方向を考えることができるんです。
僕のように頭の回転速度に自信がない人ほど、紙とペンに頼るべき。
おすすめの道具が、A4のコピー用紙とVコーン。
A4のコピー用紙は、ノートよりも気軽に使えるところがいい。
１枚あたりの値段も安いし、オフィスだったら裏紙を再利用できるので無限に手に入る。
コピー機でスキャンしやすい形状なので、PDFにしてデータ保存するのもラク。
Vコーンは、めちゃくちゃ速く・濃く・ハッキリ書ける水性のボールペン。
僕は家にも職場でも常備してます。
「Vコーンを使わないと仕事が成り立たない」っていうくらい使ってますね。
いつもAmazonで、「１０本入り１０００円」のものを購入しています。
速く書けるペンのなにが良いかというと、
・紙で書きながら考える時にスムーズ
・先輩からの仕事の説明を聞いた時にメモを取りやすい
・電話しながらメモを取る時にも速く書ける
・インクが潤沢に出るので筆跡が濃く、見返した時も読み取りやすい
といったところ。
また、「HINGE」というバインダーも、紙とペンをより使いやすくしてくれるので紹介しておきます。
これは、A4のコピー用紙とVコーンを同時に挟んでおけるバインダー。
紙とペンが常にセットの状態を保てて、机がなくても書けるので、思いついたときに逃さずメモを取ることができます。
仕事の流れを考えるときに、雑でもいいので紙に書きながら考えると、仕事の質も上がるし、ミスも減る。
忙しいときは、仕事の動線を考えるのに役立つ。
逆に手が空いてヒマなときは、「今のうちにやるべきことは？」という”問い”を紙に書いてみましょう。
すると、
・今のうちに机の上を整理しておこう
・PCのショートカットを調べて使いこなせるようにしておこう
・次年度の事業報告がスムーズにできる方法を考えておこう
と、空いた時間を有効に使う策が、自然と思い付きます。
こういった、”紙に問いを立てて思考を活発化させる使い方”をするなら、ぜひ読んでほしい本があります。
『ゼロ秒思考』という本です。
A4のコピー用紙とVコーンを使って僕たちが抱える課題を解決する「０秒思考」の方法が詳しく紹介されています。
なお、この本に関しては、途中に挿入される図や画像が参考になるので、オーディオブックでなく紙か電子書籍で買うことをオススメします。
呼吸瞑想５分
朝に瞑想すると、集中力が上がるし、頭がクリアになって気持ちいいですよ〜。
現代人はスマホのせいで、集中力がめちゃくちゃ落ちてるんです。
その集中力を取り戻せるのが、瞑想です。
瞑想と言うと、信仰的な印象があるかもしれまん。
が、科学的に集中力アップやリラックス効果が認められていて、Googleでも取り入れられています。
瞑想にもいろいろありますが、オススメは「5分間の呼吸瞑想」です。
具体的なやり方はシンプル。
以下のとおり。
①目を閉じてイスに座る。
②手のひらは上に向けてヒザの上に置く。
③普段より長めに息を吐いて、吸う。
④目安としては、7秒かけて吐いて、3秒かけて吸う。
⑤意識は常に呼吸に向ける。
もし別のことを考えてしまったら、呼吸に意識を戻す。
この、意識がそれたときに、呼吸に意識を戻すたびに、集中力が鍛えられる。
瞑想中は、常に「呼吸に意識を集中。それたら戻す」と自分に言い聞かせる。
０円でできるし、所用時間も5分だけ。
その後の集中力がだいぶ違ってきます。
複数の業務が立て込んでいて忙しく、「１つの作業に集中できない！」ってときに真価を発揮します。
朝に瞑想できなかった日は、職場の空いてる部屋をつかって、こっそり瞑想してたりします。
「じゃあ、集中力が上がるから、やればやるほどいいのか！ ５分を５セットしてやろう！」
と思われるかもしれませんが、そこは注意が必要。
その人の性格にもよると思いますが、僕はやりすぎると周囲がどうでもよくなり、コミュ力が下がる感覚があるので、５分の瞑想を１回やるくらいがちょうどいいと思ってます。
Excel、Wordの効率化テク、PCのショートカットを学ぶ
早めに、PC全般の時短・効率化テクを学んでおきましょう。
僕は1、2年目の時に専門書を読んでオフィス製品のパソコンのショートカットとかもまとめても勉強しましたね。
今だったらYouTubeに解説動画がたくさんあるんで 、無料で学べます。
本よりわかりやすいかもしれません。
その際には、追加料金なしで広告をカットできるブラウザ、「Brave」をぜひ使ってみてください。
また、ショートカットを知ってると、めちゃくちゃ仕事が早くなります。
１個あたりの時短効果は微々たるもの。
なので、はじめは効果を大きく実感することができないかもしれません。
が、塵も積もれば山となる。
考えずに使えるショートカットの数が一定数を超えると、爆裂に作業スピードが速くなります。
と思うかもしれません。
たしかに、業務時間外にわざわざ勉強するのは、なんだかもったいない気がしますからね。
しかし、
本を１冊読むことで、
１日の作業時間が1時間短縮できるとすれば、
どうでしょう？
１年の勤務日数が250日とすると？
「250×1時間」で、年間2５0時間短縮できる。
こう考えると、めちゃくちゃ良い投資。
早めに取り組むことで、短縮できる時間がどんどん増えていきます。
早めに上司に見せてフィードバックをもらう
先ほど紹介した本、『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』で最も影響を受けたのが、
「すべての仕事は、やり直しになる」
という考え方です。
特に、新人のうちは、提出したものは必ずと言って良いほど突き返されて、上司に直しを入れられます。
だとしたら、一人で悩みすぎず、早めにとりあえず形にするのがベター。
そして、先輩・上司に「未完成」と伝えた上で見せて意見・進言をもらう。
この方が、速いし質も上がるし、先輩をうまく立てられます。
人に聞く（わかったふりをしない）
わかってないのに
「はいはい、なるほど、わかりました！」
と、その場しのぎの返事をしてはいませんか？
あなたの仕事仲間は、あなたに対して、耳心地の良い返事を求めているわけではありません。
わからないことがあったら、
徹底的に質問してもらってでも、
理解できていない部分を潰してほしいのです。
理解のスピードが遅くても、それを認めて、わかるまでしつこく聞く人の方が可愛いし、後々のトラブルも少ないです。
また、上司は、部下に対してどうコミュニケーションを取っていいか悩んでいます。
なので、質問の形を取って、部下側から話しかけてくれた方が楽にコミュニケーションの回数を稼げるので、わかっていないことがあったら、
「〜ってこういうことですよね？」
と積極的に質問していきましょう。
日頃からコミュニケーションが取れていると、いざという時に助けてもらいやすくなります。
運動で脳機能を上げる
社会人になると、運動する機会がガクンと減ります。
平日は大半の時間を仕事に持っていかれますし、休日は疲れを取るために1日中ダラけて過ごすことも多いでしょう。
しかし、そんな中でも、なんとか時間を見つけて、運動する時間をつくってほしい。
理由は、脳機能を高める唯一の方法が、運動だから。
他にも、激しい運動には、不安を和らげる効果もあります。
運動すれば、余計な贅肉も落ち、見た目も引き締まる。
なので、運動は社会人にとって非常に相性が良いんですね。
では、一週間にどれくらいの運動、どんな運動をすれば良いのか。
僕が読んだ
の２冊の内容をまとめると、
「２日に１回、一度に20分以上の有酸素運動」
が、運動による脳への恩恵を受けるための最低ラインかと思います。
見た目をたくましくしたり、ダイエット効果を高めたいなら、ここに筋トレを組み合わせると良いです。
一人暮らしなら、風呂の水道代も浮くので、ぜひジムに契約してください。
市営のジムなら契約も不要ですし、安いです。
仕事前に運動すれば、頭がスッキリした万全の状態で仕事を開始できますし、
仕事後に運動すれば、良いストレス解消になり、リフレッシュできます。
とはいえ、ジムに行かなくても、運動する機会はつくれます。
階段を使ったり、座りっぱなしの作業をするときは、定期的に立ち上がって３０分ごとにコーヒーやお茶を入れに行ったり。
階段を使うのはしんどいですが、「これで仕事が速く終わるんだ！はかどるんだ！」と思うと、余裕です。
自分の身体にエンジンをかけているようで、むしろ仕事開始前にテンションが上がります。
自宅で気軽に運動をするなら、エクサーのステッパーがおすすめです。
YouTubeで１０分の動画を見ながらステッパーを踏むだけで、じんわり汗をかくほど良い運動になります。
罪悪感を感じる機会を減らす
心理学の分野の１つに、
「身体化された認知」
というジャンルがあります。
これは、
・あったかい飲み物を飲んでいると、一緒にいる人の人柄も温かく感じる
・壁が赤く塗られた部屋に入ると、体温が高く感じる
みたいなことで、要は人間が身体で感じることがメンタルにも影響を与えている、ということを研究する学問です。
その一例として、人間は「罪悪感があると身体が重く感じる」という特徴があるみたいです。
秘密を抱えている人は、物理的な重さも感じ、つねに両肩に重い荷物を背負っているような感覚を経験する。性的指向、心の傷になっている過去の経験、浮気、病気などの重大な秘密はとくに、人の心に重くのしかかる。
タルマ・ローベル『赤を身につけるとなぜもてるのか？』
出所はこちら。
「身体化された認知」について詳しく知りたい方は、ぜひ買って読んでみてください。
仕事でミスったことを上司に隠していたり、前にやった仕事の手抜かりに気づくと、鉛（なまり）の玉を食ったように動きが重くなる。
「申し訳なさ」に足を引っ張られる。
僕自身も、過去を振り返ると、心当たりがあります。
罪悪感で仕事のスピードを落とさないためにも、見直しと確認は怠らずにやっておきたいところ。
メンタルを良好に保つ意味でも、大事なことです。
煮詰まったら場所を変えて作業する
作業室に行ったり、空いてる会議室で作業したり。
自分のデスクを離れて仕事をすると、予想外に仕事が捗ることがあります。
例えば、たくさん資料を参照しながら進める作業だと、広い机でやった方が早い。
オフィスの人の声や電話の呼び出し音が飛び交っているところで作業するのは、集中力を欠きます。
近くの席の人が不機嫌になったり、口論になっているときとかも、場所を変えて仕事するのをオススメします。
仕事道具に投資する
職場で支給される仕事道具は、あなたにとって最適ではないかもしれません。
たとえば、ノートPCで長時間作業すると、目線が下を向き続け、首がダメージを受けます。
その場合、PCスタンドと外付けキーボードを導入すれば、首への痛みを解消できます。
職場がこういったサブアイテムの導入にお金を出してくれなくても、自腹を切ってでも導入する価値はあります。
毎日のように、あなたの仕事の疲れを軽減し、スピードを上げてくれるからです。
参考までに、僕が職場に持ち込んで使っている道具をご紹介します。
①リアルフォースの有線フルキーボード（中古）
静電容量無接点方式を採用したキーボードで、打ち心地が軽く、長文をタイピングしても疲れず、速く打てます。
定価は２万ほどですが、メルカリで１万円くらいで買えました。
②ノートPCスタンド
家で余っていたやつを職場に持っていきました。
目線とディスプレイの高さを同じにできるのはもちろん、足場にスペースができるので、机を広く使えます。
③外付けキーボード
PCスタンドを使うにあたり必要になります。
気に入ってるのは、フルキーボードであること。
職場で支給されているsurfaceにはないテンキーやendキー、homeキーがあるので、作業効率が上がりました。
買ってから気づいたのですが、Bluetooth接続ができず、レシーバーをUSB-Aポートに差し込んで接続するタイプでした。。。
ポートが１つ塞がるのが難点ですが、入力に遅延がない良さもありますので、そのまま使い続けています。
④トラックボールマウス
親指でトラックボールを動かしてカーソル移動できるので、机が資料で散らかっていても使いやすい。
いきおいよくトラックボールを弾くように転がせば、ディスプレイの端から端への移動も容易。
右腕の疲れを軽減してくれます。
通常のマウスにはない２つのショートカットボタンも、地味に作業効率を上げてくれています。
家ではショートカットボタンが６つあるモデルを使っていますが、職場では安めのモデルを使っています。
安いと言っても５０００円以上しますが、通常のマウスとは使い勝手が雲泥の差なので。
いずれもlogicool（ロジクール）製です。
⑤HINGE
５つ目は、先ほども紹介したHINGE。
A4コピー用紙の裏紙をメモ用紙として使うことを前提に設計された、ペンホルダーつきのバインダーです。
見た目が白か黒の単色でスタイリッシュなので、会議や打ち合わせに持ち込んでも、格好がつきます。
１６時間断食
ご飯やパンなど、糖質（炭水化物）を摂ると眠くなります。
お昼すぎに眠くなるのは、ランチに食べた白飯のしわざ。
軽食もしくは断食すればダイエットにもなるし、眠くならないので一石二鳥。
僕の場合、昼はプロテインで済ませています。
花粉症の人は、胃の負担が軽くなることで、腸内環境が整い、症状が軽くなります。
鼻をかむ、すするといった、「作業を中断させる生理現象」が減れば、そのぶん作業も円滑に進みます。
断食と聞くと、修行僧のような辛い印象を受けるかもしれません。
しかし、医師の青木厚先生が提唱した「１６時間断食」であれば、ハードルは意外と低い。
これは、「1日のうち１６時間は空腹の時間をつくり、残りの８時間は自由に食べていい」という断食方法。
たとえば、深夜０時から翌日１６時までを空腹時間として、あとは好きに食べる。
要は、朝ご飯と昼ごはんを抜く。
ただ、空腹時間にも、無塩のナッツ等は食べて良かったりして、意外とゆるい。
ポイントとして意識しているのは、「糖質を取らないこと」です。
僕は、空腹時間にお腹が空いたら人工甘味料が入っていないプロテインと無塩ミックスナッツを飲食してしのいでいます。
花粉症の苦しみに比べたら、１６時間断食のほうが段違いに楽。
それに、3日も続ければ慣れる。
１６時間断食のメカニズムと方法を詳しく知りたい方は、『空腹こそ最強のクスリ』を読んでみてください。
Amazonの本朗読サービス、オーディブルの読み放題対象なので、無料で聴けます。
おわりに
「仕事が遅い」というレッテルは、ちょっとした努力の継続で剥がせます。
職場での評判が上がり、
仕事が早く終わり、
アフターファイブも充実すると、
今よりも人生を好きになれます。
ハードルが低そうなものから、ぜひお試しあれ。
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